Enaviya Information Technologies Pvt. Ltd.

Description

Enaviya a développé un portail de service d’entreprise centralisé afin de relever les défis auxquels l’entreprise était confrontée. Auparavant, l’entreprise utilisait des e-mails pour échanger des documents, ce qui entraînait des retards pour retrouver, recevoir et consulter les informations nécessaires. Grâce au portail de service de plateforme d’entreprise sur mesure, les entreprises peuvent désormais stocker, échanger et approuver des documents via une seule plateforme numérique.

Grâce au portail numérique, les employés peuvent stocker leurs fichiers de manière structurée, en définissant clairement comment les fichiers sont partagés, où ils sont approuvés et en combien de temps ils doivent être examinés. Le processus d’approbation automatisé permet une circulation rapide des documents, sans que les employés aient à envoyer un e-mail à chaque fois. Les équipes peuvent ainsi collaborer plus facilement et rester en contact permanent, offrant à l’entreprise davantage de perspectives de croissance.

Défi

• Documents désorganisés : Les documents étaient stockés sans structure adéquate dans différents dossiers. Cela rendait difficile leur gestion et l’accès rapide aux informations.
• Manque de collaboration entre les équipes : Il n’y avait pas de coordination entre les employés. Cela entraînait des retards dans le travail, des chevauchements et des lacunes en matière de communication. < /li>
• Approbateurs et examinateurs non définis : Il n’y avait pas de processus d’approbation défini, ce qui a généré de la confusion et a accru le temps nécessaire pour prendre des décisions.
• Absence de notifications en temps réel : Les employés n’étaient pas informés immédiatement de leurs approbations ou actions, ce qui retardait l’exécution des deux tâches.

Solution

Enaviya a développé une application conviviale qui permet aux utilisateurs d’organiser efficacement leurs documents dans des dossiers adaptés, tout en gérant le téléchargement des documents et l’administration des accès utilisateurs basés sur les rôles.

Les principaux points forts de la solution

• Emplacement centralisé pour le stockage des documents, avec accès contrôlé
• Configuration des approbateurs et des examinateurs en fonction du rôle de l’utilisateur
• Notifications immédiates concernant toutes les approbations et mises à jour
• Création de justificatifs complets pour toutes les approbations et décisions
• Une application web simple, claire et conviviale
• Permet un suivi facile de chaque document.

Résultats

Le portail de services pour l’entreprise offre à l’entreprise un excellent niveau de service, en améliorant l’efficacité avec laquelle les employés gèrent, partagent et approuvent leurs documents.

• Gestion améliorée des documents : Les documents sont stockés à un endroit central afin que les employés puissent facilement y accéder.
• Collaboration optimisée, les employés utilisent un seul et même lieu pour la communication. Le travail d’équipe sera progressif.
• Approbations rapides : Les workflows automatisés et les notifications instantanées permettent des approbations immédiates, sans retards.
• Responsabilisation renforcée : Toutes les décisions, mises à jour et approbations sont documentées et peuvent être vérifiées.
• Moins d’efforts manuels : Grâce à l’automatisation de nombreuses tâches, les employés n’ont plus besoin de relancer par e-mail ou de suivre le statut manuellement.
• Conformité améliorée : L’accès basé sur les rôles et les circuits d’approbation renforcent la sécurité.
• Communication améliorée : Les notifications garantissent que toutes les parties prenantes sont informées en temps réel de chaque étape du processus.
• Conçu pour évoluer avec la croissance de l’entreprise : Le portail est pensé pour accompagner l’entreprise à mesure qu’elle ouvre de nouveaux marchés ou lance de nouveaux produits.
• Productivité améliorée dans le quotidien : Tous les processus opérationnels sont mis à jour en continu. Cela rend le travail quotidien plus fiable, plus simple et plus rapide.