Vivasoft Limited

Description

PiHR a été conçu comme une plateforme RH et paie hébergée dans le cloud afin de remplacer les opérations RH basées sur des tableurs et les tâches manuelles par un système centralisé. Elle regroupe, au sein d’une solution unique et intégrée, le suivi des présences, la gestion des horaires, la gestion des congés, le traitement de la paie, le calcul des impôts et la gestion des dossiers employés. En consolidant les données RH et paie, PiHR supprime le besoin de tableurs séparés et réduit la saisie en double tout au long des processus RH.

Le calcul automatique des salaires et le traitement de la paie améliorent la cohérence et réduisent le temps de traitement, tandis que des tableaux de bord intégrés offrent une visibilité en temps réel sur les relevés de présence, l’état des congés, les données de paie et l’activité des employés. Le système fournit ainsi une base structurée et évolutive pour piloter les opérations RH au sein d’organisations de tailles variées.

Défi

• Les processus manuels de pointage et de paie étaient lents et sujets aux erreurs.
• Absence de visibilité et de reporting en temps réel sur les indicateurs RH, la présence, l’utilisation et l’état de la paie.
• Risques liés à la sécurité, à la cohérence des données et à la conformité lors du traitement d’informations sensibles sur les employés à partir de plusieurs appareils.
• Difficulté à gérer la planification des horaires, les heures supplémentaires, les congés et les dépenses dans une main-d’œuvre variée et répartie sur plusieurs sites.

Solution

• Mise en place d’un système de pointage à base de cloud (biométrie, reconnaissance faciale et saisies manuelles) ainsi que d’un moteur de paie automatisé capable de calculer les salaires, les impôts, les indemnités, les primes, et de générer les fiches de paie et les attestations de salaire.
• Création de tableaux de bord en temps réel pour le récapitulatif de présence, l’historique des congés, des analyses par agence et des rapports détaillés, accessibles via une application web et mobile, pour offrir une visibilité immédiate aux managers et aux employés.
• Mise en œuvre de mécanismes d’authentification sécurisés, de contrôle en cas de changement d’appareil, de filtrage IP, de chiffrement, d’accès basé sur les rôles et de stockage cloud, afin de protéger les données sensibles et d’assurer la cohérence.
• Ajout de la gestion des horaires, de la configuration des plannings, des workflows de congés, du suivi des dépenses et d’outils de suivi du temps synchronisés avec la paie, permettant aux équipes RH de gérer efficacement des plannings et des processus variés.

Résultats

• Jusqu’à 60 % de réduction du temps consacré aux tâches manuelles RH et paie.
• Suppression complète de la ressaisie des données en double entre les équipes RH et paie.
• Traitement des salaires plus rapide et versements de paie effectués à temps, de façon cohérente.
• Meilleure visibilité sur les données RH, pour des décisions plus pertinentes.
• Renforcement de la sécurité des données et du niveau de conformité.