CosmoShop GmbH

Description

Chez Voortmann Steuerungstechnik, le projet de créer un B2B shop interne était, au départ, assez clair. Il s’agissait de mettre en place un système capable de représenter proprement la vaste gamme technique, de prendre en compte des prix clients personnalisés et de simplifier les processus de commande. Très vite, toutefois, il est apparu que le véritable cœur du projet ne résidait pas dans la boutique, mais dans les données qui la sous-tendent. Avec CosmoShop, Voortmann a réorganisé la base de données, avec à la clé un système qui allège le quotidien et reste durablement stable.

Défi

Une situation de départ complexe à maîtriser

Voortmann dispose d’une gamme technique exceptionnellement large. En interne, on parle de plus de 140 000 articles, avec une perspective de croissance jusqu’à un million de références dans le système PIM MeDaPro. Pour beaucoup de ces produits, il existe des prix clients personnalisés, des numéros d’article propres, des attributs techniques ainsi que des mentions liées à la sécurité. À première vue, tout semblait reposer sur une base de données stable, « tout est dans le PIM et l’ERP ». En réalité, la complexité est bien plus grande au quotidien. Les fichiers de prix provenaient de sources différentes, les champs du PIM s’étaient développés au fil de l’historique, et les intitulés étaient gérés de façon non uniforme. Résultat : des questions de la part des clients, des corrections manuelles et un important travail de coordination en interne.

Mettre fin aux ruptures de fonctionnement

En parallèle, la force de vente faisait remonter des exigences croissantes du marché : de nombreux clients voulaient pouvoir piloter le futur shop Voortmann directement depuis leur système ERP ou eProcurement. L’objectif n’était pas seulement de rendre le processus de commande plus confortable, mais surtout plus efficace et entièrement digital, de bout en bout. Cette attente a augmenté encore la complexité technique du projet, et a déplacé le focus de façon encore plus marquée vers la qualité des données et la cohérence des interfaces. « Nous avons longtemps eu l’impression qu’il ne nous fallait qu’une boutique », explique Simon Soboll, manager e-commerce chez Voortmann. « Jusqu’à ce qu’on comprenne que, d’abord, on devait comprendre ce qu’on avait, ces dernières années, géré et entretenu, et aussi à quel point les données étaient granulaires. »

Solution

Intégration des données avant l’enrichissement des fonctionnalités

Avant même de commencer la mise en œuvre technique, le cahier des charges et les échanges avec le prestataire de la boutique ont fait émerger un thème directeur. L’intégration des données était le véritable défi, pas l’étendue fonctionnelle du shop. Les principaux points sensibles se situaient à l’endroit où les données issues des listes de prix devaient se rencontrer avec celles des systèmes PIM et ERP. Les clients avaient besoin de prix personnalisés et de numéros d’article propres. Le système fournit les délais de réapprovisionnement en jours, mais Voortmann les affiche dans la boutique en semaines. Les catégories étaient cachées dans des structures profondes, et certains attributs fabricants existaient en double dans le système PIM, parfois avec des intitulés différents. En bref, la tâche titanesque n’était pas la boutique, mais le volume de données en amont.

Approche “data first”

Après l’atelier commun avec le prestataire de la boutique, il est devenu clair que le projet ne pouvait pas être mené de manière linéaire. Les parties prenantes ont donc réordonné et hiérarchisé les interfaces progressivement. L’intégration BMEcat issue du système PIM devait bien alimenter la boutique avec les gammes, mais, dans le quotidien, ne devait charger que les jeux de données modifiés, un point crucial compte tenu de l’énorme volume de données image. L’outil ERP fournissait des listes de prix distinctes, parfois sous forme de fichiers différentiels, par exemple uniquement le prix lorsque celui-ci change pour un article. En revanche, les données concernant l’entreprise et le client nécessitaient une logique propre, car la structure classique de groupes clients du shop ne suffisait pas pour les exigences de Voortmann. Le prestataire de la boutique a proposé d’organiser toutes les décisions techniques de manière systématique autour de trois axes centraux : articles, prix, clients. Ce n’est qu’une fois ces éléments correctement reliés entre eux qu’un shop B2B peut fonctionner de façon stable. « Au début, on avait la sensation que ce n’était pas la boutique notre goulot d’étranglement, mais plutôt nous-mêmes, plus précisément nos données », décrit le manager e-commerce de Voortmann. « Mais il était bien de le voir aussi clairement. »

Une clarté technique obtenue par une structuration itérative

Dans un premier temps, le cahier des charges a été transformé en cahier des charges technique. Cela a fait surgir des questions que personne n’avait posées auparavant : comment afficher les icônes de marchandises dangereuses ? Quels champs techniques doivent être considérés comme « pertinents pour les filtres » ? Et comment la recherche se comporte-t-elle si un client utilise trois numéros d’article différents pour le même produit ? De nombreux processus qui semblaient logiques en théorie se sont révélés, dans la pratique, porteurs de petits obstacles :

• Les attributs dans le PIM étaient renseignés, mais sans être clairement définis. Il a fallu créer un schéma d’attributs cohérent pour la recherche et les facettes.
• Les images produit nécessitaient un schéma d’URL uniforme, car certains clients les réutilisent dans leurs systèmes eProcurement.
• Les logiques d’export et d’import devaient s’emboîter parfaitement pour que l’échange de données fonctionne de manière fiable.

Simon Soboll explique : « Il fallait commencer par homogénéiser et retravailler beaucoup de choses. Cela a pris beaucoup de temps, mais aujourd’hui, notre assortiment est très “clean” et optimisé. »

Résultats

Logique de prix et performance pensées dès le départ

En parallèle s’est construite la logique de prix, l’une des zones les plus exigeantes. Plus de 1 500 fichiers de prix personnalisés, deux listes de base, des exceptions, des mécanismes de repli et des priorités ont nécessité un mapping à plusieurs niveaux. L’ordre était fixé : d’abord le numéro propre au client, puis le numéro fabricant, puis le numéro Voortmann. Cette logique devait fonctionner de façon identique dans la recherche, la commande rapide, l’upload CSV et le panier, sinon des erreurs auraient pratiquement été inévitables. La performance comptait aussi énormément. La recherche, en particulier, nécessitait un affinage pour gérer les volumes de données. Ce n’est qu’avec un index optimisé et un cache pour les catégories les plus utilisées que le temps de réponse s’est stabilisé.

Interfaces OCI, indispensables pour les grands comptes

Une demande centrale, formulée par de nombreux clients, concernait l’intégration via OCI (Open Catalog Interface), une fonctionnalité que Voortmann exploite fortement dans sa stratégie commerciale. Les acheteurs peuvent passer directement de leur système ERP ou eProcurement à la boutique Voortmann, ajouter des articles au panier, puis retransmettre la commande dans leur propre système. L’ensemble du processus de commande reste digital, et réduit la charge de travail des deux côtés.

Au final, une boutique stable

Une fois le système en place, la partie visible, la boutique, était terminée. Dans le même temps, Voortmann a fortement bénéficié de cette base nouvellement créée. Aujourd’hui, les clients peuvent commander avec leurs propres numéros d’article et les enregistrer directement. Les délais de livraison sont calculés automatiquement et affichés de façon transparente, et les demandes de renseignements ont déjà nettement diminué. Les fonctionnalités de commande rapide via CSV ou saisie manuelle raccourcissent clairement les processus de commande. En interne aussi, de nombreux collaborateurs utilisent le shop comme un outil de consultation pour les détails techniques et les données média, car l’accès fonctionne plus vite que dans les anciens schémas. Par ailleurs, la gestion future des données a évolué : certains champs ont été consolidés, d’autres restructurés, avec l’objectif de réduire l’effort de maintenance et d’améliorer la qualité des données.

Bilan : la digitalisation commence par les fondations

Ce projet montre de façon impressionnante à quel point la digitalisation B2B dépend de la base de données. Un shop moderne n’est aussi bon que les structures qui se trouvent derrière. Voortmann a appris, en chemin, qu’un système de commande peut aussi être l’occasion d’ordonner ses propres processus et de les rendre plus cohérents. Les prochaines étapes pourraient être l’extension de la logique de variantes, ou d’autres interfaces. Mais l’essentiel reste le suivant : le système est en place, il soulage les équipes et rend les commandes plus transparentes pour les clients. Ou, comme le formule le manager e-commerce Simon Soboll : « À la fin, nous n’avons pas seulement obtenu un nouveau système, mais aussi une image plus claire de la façon dont nous travaillons réellement. Cela nous aide presque encore plus que la boutique elle-même. »