eConsulting

Description

Notre client, l’un des plus grands groupes de commerce en Ukraine et un détaillant de premier plan comptant plus de 700 filiales dans tout le pays, souhaitait améliorer ses programmes de formation initiale et continue pour ses collaborateurs. Fort de ses intérêts commerciaux multiples, allant de la production alimentaire au secteur bancaire, à l’IT et à la logistique, jusqu’au secteur de la restauration, le groupe faisait face à de grands défis pour gérer les besoins de formation et de développement de ses collaborateurs dans tous les secteurs. Le groupe souhaitait mettre en place un système HCM afin de créer une plateforme centrale pour le recrutement et l’onboarding de nouveaux collaborateurs, la gestion de leur formation et de leur développement, ainsi que la mesure de leur performance et la conduite d’activités liées à la rémunération. Ils ont travaillé avec eConsulting, un prestataire de solutions HCM qui, avec une équipe de 60 consultants hautement qualifiés et plus de 500 certifications, est le plus grand partenaire Cornerstone OnDemand (CSOD) en Europe, ainsi qu’avec Cornerstone OnDemand, un prestataire leader de solutions logicielles cloud de formation et de gestion des talents.

Défi

La partie la plus exigeante du projet a consisté à adapter les processus métiers (Business Process Alignment, BPA), qui ont marqué le lancement du projet. Le BPA reposait sur une collaboration étroite avec le client pour analyser ses processus uniques. Comme le client était actif dans un grand nombre d’entreprises spécialisées, les processus étaient très différents. Notre objectif était d’identifier des points communs et de créer un cadre système unifié. Ce processus incluait des réflexions sur les fonctionnalités du système, comme les notifications par e-mail, les workflows d’approbation, la gestion des formateurs, etc. Nous avons travaillé ensemble à l’élaboration d’une cartographie complète des exigences clés du système, ce qui constituait une étape cruciale pour s’assurer que le système répondait aux besoins du client. Pour clarifier comment le client envisageait le système et comprendre son fonctionnement, une communication et des explications approfondies étaient nécessaires. Il était important de transmettre la faisabilité de leurs idées et de détailler les étapes nécessaires pour leur mise en œuvre.

Solution

Après la finalisation du BPA, nous avons commencé la phase de mise en œuvre. Nous avons organisé notre travail en tenant des réunions chaque jeudi pour discuter de l’avancement et des résultats. En plus, nous tenions une réunion séparée une fois par semaine avec un représentant de CSOD afin d’échanger sur les mises à jour du projet et d’aborder d’éventuels changements de priorités.

Le projet a été conçu pour être réalisé en deux phases. Lors de la première phase, nous avons mis en œuvre avec succès quatre modules :

1. Implémentation du module de base CSOD : ce module constitue l’épine dorsale du système et définit des aspects fondamentaux tels que la création des utilisateurs, la conception de la page de connexion, la configuration du menu, les paramètres des boutons, et bien plus encore.
2. Implémentation du module de formation CSOD : ce module sert de plateforme centrale pour gérer, attribuer, automatiser et suivre les formations nécessaires, tout en offrant des expériences de formation virtuelles ou en présentiel personnalisées afin de soutenir la croissance des collaborateurs.
3. Implémentation du module performance CSOD : ce module facilite l’évaluation de la performance des collaborateurs et la mesure de leurs objectifs.
4. Implémentation du module recrutement CSOD : un système conçu pour répondre aux besoins du client dans le domaine de l’acquisition de talents, l’aidant à trouver les bons collaborateurs et à les associer aux postes appropriés, grâce à une expérience cohérente, de la recherche d’offres à la signature des lettres d’offre.

En plus, nous avons réalisé les éléments suivants :

1. Flux de données entrant / import Edge, Unité organisationnelle (IDF User/OU) : cette fonctionnalité essentielle a permis de charger les utilisateurs ainsi que toute la structure organisationnelle dans le système, en intégrant les données importantes au cadre système et en assurant une intégration fluide.
2. Single Sign-On (SSO), OAuth 2.0 sur mesure, un projet SSO personnalisé a été développé en collaboration avec CSOD et mis en œuvre en réponse aux exigences spécifiques du client. Par la suite, le client a constaté qu’il avait besoin d’un autre SSO séparé pour un autre environnement, et nous avons alloué efficacement des ressources afin de fournir cette solution supplémentaire.
3. Web services
4. Page de connexion personnalisée (CLP)
5. Welcome Page, package de conception de modèle : nos spécialistes ont fourni au client les exigences techniques et veillé à ce que la conception du système corresponde à la charte de marque du client.
6. Administration externalisée (OA) : l’équipe projet a mis à disposition des heures supplémentaires pour prendre en compte les idées additionnelles du client, allant au-delà du périmètre initial du projet.
7. Classeur de travail de configuration : ce document complet décrivait toute l’architecture et la configuration du système, et servait de référence pour la reconstruction et la réplication du système en cas de panne de serveur.

Pour répondre aux exigences du client en matière de gestion du système et de reporting, nous avons également organisé un atelier sur les rôles et droits de sécurité, ainsi qu’un atelier sur le reporting 2.0.

Malheureusement, le projet a été interrompu à la fin de la phase 1 en raison d’événements imprévus liés à l’invasion russe de l’Ukraine en février 2022, et il n’a pas encore été repris.

Pour la deuxième phase, les tâches suivantes sont notamment prévues :

• Mise en œuvre du module Onboarding CSOD
• Mise en œuvre du module Compensation CSOD
• Conseil en affaires, Business Process Alignment (BPA) pour la deuxième phase
• Formation admin dédiée
• Création de classeurs de travail de configuration pour les modules qui seront mis en œuvre au cours de la phase 2

L’ordre des tâches pour chaque phase a été recommandé par notre équipe, car nous avons constaté que le client avait besoin de temps supplémentaire pour préparer des modules tels que la compensation et l’onboarding. Pour exécuter le projet avec une efficacité maximale, nous avons proposé ce plan d’action.

Résultats

Durant la période de gestion externalisée, eConsulting a servi de point de contact pour toutes les demandes qui allaient au-delà du contrat initial. Compte tenu des circonstances géopolitiques actuelles et de la suspension du projet, il est difficile de chiffrer le bénéfice concret pour le client.

En revanche, notre client a particulièrement apprécié les points suivants :

• Disponibilité : nous avons maintenu une disponibilité exceptionnelle et veillé à être facilement joignables, y compris pour des réunions ad hoc.
• Réactivité : notre équipe a fait preuve d’une grande rapidité de réponse, en fournissant des solutions ou des réponses dans un laps de temps remarquable.
• Flexibilité linguistique : nous avons surmonté les barrières linguistiques en proposant des services dans la langue préférée par le client, afin de permettre une communication efficace et un support approprié.
• Respect des délais : nous avons respecté systématiquement tous les jalons du projet, soulignant ainsi notre engagement à livrer des résultats en temps voulu et de manière fiable. Ce projet met en évidence l’importance d’un alignement réussi des processus métiers, qui constitue un facteur déterminant du succès.

Si votre entreprise a besoin d’aide pour déployer des processus, les visualiser et évaluer leur valeur, n’hésitez pas à nous contacter : https://shop.econsulting.co/advisory-services/19,business-process-alignment-workshop.